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Facturación recurrente de contratos con consumos extras vía facturas recurrentes
Facturación Recurrente de Contratos con Consumos Adicionales
Descripción
Esta funcionalidad permite gestionar contratos de servicios mediante Facturas Recurrentes, incorporando automáticamente a cada período de facturación los consumos, servicios adicionales, incidencias o trabajos extraordinarios que se hayan generado durante el mismo período.
De esta forma, es posible mantener una facturación base fija asociada al contrato y, al mismo tiempo, agregar de manera controlada todos los cargos variables generados durante la vigencia del servicio.
Caso de uso
Una empresa presta servicios bajo contrato mensual por un valor fijo. Sin embargo, durante el mes pueden existir consumos o servicios adicionales que deben ser cobrados junto con la siguiente factura del contrato, por ejemplo:
- Horas de soporte adicionales.
- Servicios fuera de alcance (Out of Scope).
- Incidencias especiales.
- Consumos por sobre los límites contratados.
- Servicios técnicos extraordinarios.
- Visitas en terreno.
- Cualquier otro cargo no contemplado en la tarifa base del contrato.
Para estos casos, OBUMA ERP permite registrar dichos cargos mediante Notas de Venta y asociarlos a una Factura Recurrente específica.
Paso 1: Crear la Factura Recurrente
Primero debe crear una Factura Recurrente con toda la información contractual del cliente.
La Factura Recurrente puede contener:
- Cliente.
- Fecha de emisión.
- Frecuencia de facturación.
- Condiciones de pago.
- Productos o servicios incluidos en el contrato.
- Observaciones.
- Referencias comerciales.
Además, es recomendable registrar en las referencias de la Factura Recurrente información como:
- Número de contrato.
- Orden de compra del cliente.
- Código interno del proyecto.
- Identificadores de servicio.
- Cualquier referencia requerida por el cliente.
Estas referencias serán utilizadas posteriormente en cada documento generado a partir de la Factura Recurrente.
Paso 2: Registrar Consumos o Servicios Adicionales
Cada vez que se produzca un servicio o consumo adicional que deba ser facturado posteriormente, se debe generar una Nota de Venta.
Ejemplos:
- Soporte técnico adicional.
- Horas extraordinarias.
- Consumos excedidos.
- Trabajos especiales.
- Cobros por incidencias.
Paso 3: Vincular la Nota de Venta a la Factura Recurrente
Al crear la Nota de Venta, debe agregar una referencia que apunte a la Factura Recurrente correspondiente.
Configuración de la referencia
| Campo | Valor |
|---|---|
| Tipo Documento | FR |
| Folio Documento | ID de la Factura Recurrente |
Ejemplo
Si la Factura Recurrente posee ID 125, la referencia de la Nota de Venta deberá quedar configurada de la siguiente forma:
| Campo | Valor |
|---|---|
| Tipo Documento | FR |
| Folio Documento | 125 |
Esto permite que OBUMA ERP identifique automáticamente que dicha Nota de Venta corresponde a ese contrato recurrente.
Paso 4: Aprobación de la Nota de Venta
Para que una Nota de Venta pueda ser incorporada a la facturación del período, debe encontrarse en alguno de los siguientes estados:
- ACEPTADA
- APROBADA
Las Notas de Venta que se encuentren en otros estados no serán consideradas durante el proceso de facturación.
Paso 5: Generación Automática de la Factura del Período
Cuando llegue la fecha de emisión de la Factura Recurrente y se genere la nueva factura del período, OBUMA ERP realizará automáticamente las siguientes validaciones:
✓ Buscará todas las Notas de Venta asociadas a la Factura Recurrente.
✓ Verificará que la referencia corresponda al ID de la Factura Recurrente.
✓ Considerará únicamente las Notas de Venta en estado ACEPTADA o APROBADA.
✓ Considerará únicamente las Notas de Venta pertenecientes al período que se está facturando.
✓ Incorporará automáticamente sus ítems y montos a la factura generada.
Resultado
La factura emitida incluirá:
Cargo fijo del contrato
- Servicios contratados originalmente.
- Productos recurrentes.
- Cuotas mensuales.
Cargos variables del período
- Consumos excedidos.
- Soporte adicional.
- Horas extraordinarias.
- Incidencias facturables.
- Servicios especiales.
Todo consolidado en una única factura para el cliente.
Beneficios
- Centraliza toda la facturación del contrato en un único documento.
- Evita olvidar consumos adicionales generados durante el período.
- Permite controlar fácilmente los sobreconsumos y servicios extraordinarios.
- Mantiene trazabilidad entre el contrato, las Notas de Venta y la factura emitida.
- Reduce errores de facturación manual.
- Facilita la gestión de contratos de soporte, mantenimiento, monitoreo, servicios administrados e IoT.
Recomendación
Para una mejor trazabilidad, se recomienda que todas las Notas de Venta asociadas a contratos recurrentes incluyan una descripción detallada del servicio realizado, indicando fechas, horas, consumos o cualquier antecedente que permita justificar posteriormente los cargos incorporados a la factura del período.